Apakah Anda salah satu dari mereka yang masih lebih memilih email Microsoft klasik daripada Google? Atau jenis yang harus menggunakan Outlook (Hotmail lama) dan bukan Gmail untuk bekerja? Nah, jangan lewatkan rangkaian trik ini agar pengelolaan email Anda lebih nyaman, personal, dan mudah. Dan ada banyak tool yang harus Anda ketahui tentang Hotmail / Outlook yang dapat membantu Anda sehari-hari.
1. Cara menggunakan mode gelap
Ini adalah tren umum yang datang langsung dari ponsel. Beberapa orang menggunakannya untuk menghindari melelahkan mata ketika menghabiskan berjam-jam di depan telepon. Yang lain memanfaatkannya untuk mencoba memperpanjang baterai ponsel mereka. Dalam hal ini, Anda juga dapat menerapkan mode gelap Outlook di komputer Anda, yang membantu mencegah penglihatan Anda rusak karena kecerahannya.
Anda hanya perlu pergi ke sproket di sudut kanan atas. Saat ditampilkan, Anda akan melihat fungsi Mode Gelap . Aktifkan untuk mengubah tampilan semua email, menukar warna dan putih menjadi hitam dan abu-abu. Tentu saja, beberapa tema tidak tersedia dalam versi gelapnya, jadi Anda harus memilih untuk mengubah desain ke cara yang paling sederhana dan kemudian mengaktifkan mode gelap agar dapat menggunakannya untuk keuntungan Anda.
Dan hati-hati karena tema gelap juga tersedia di aplikasi seluler. Anda dapat mengaktifkannya dengan menampilkan menu samping dengan tombol dengan tiga garis, di sini Anda mengakses konfigurasi. Kemudian gulir ke bawah ke bagian Preferensi, di mana Anda akan menemukan submenu Tema . Dengan mengkliknya, Anda dapat memilih antara tema terang biasa, tema gelap atau yang ditetapkan dengan penghematan baterai. Dengan cara ini Anda dapat menikmati tema apa pun atau bahkan keduanya tergantung pada tingkat daya ponsel Anda.
2. Atur kalender Anda
Ada fungsi lanjutan yang paling menarik jika Anda menggunakan email dasar untuk pekerjaan dan hari Anda. Artinya, jika Anda ingin menetapkan email dengan indikasi tanggal, Anda dapat melakukannya untuk membuat alat organisasi dan produktivitas dari email ini. Langsung di desktop dan tanpa harus melakukan apa pun. Berikut ini saja.
Klik pada ikon kalender di bilah atas, di sisi kiri jendela. Di sini Anda memiliki opsi untuk mengatur kalender atau tugas yang harus Anda lakukan untuk hari ini. Ini semudah menyeret email dari kotak masuk ke sisi kanan, sisi kalender. Ini akan membuka jendela baru sehingga Anda dapat mengatur informasi ini sebagai tugas atau janji temu. Semua ini dengan informasi email langsung di tugas. Jadi Anda akan memiliki segalanya di tangan dan Anda akan tahu apa yang harus Anda lakukan setiap saat.
3. Daftar tugas
Namun, jika alih-alih janji temu email kerja Anda perlu mengatur tugas, Anda juga bisa melakukannya dengan Outlook tanpa menggunakan alat atau agenda lain. Artinya, Anda dapat membuat tugas sehari-hari dan mengumpulkan di dalamnya semua informasi yang dikumpulkan dalam email sehingga tidak ada yang terjadi pada Anda.
Klik pada ikon kalender di kanan atas layar untuk menampilkan opsi ini. Dan, bukan tinggal di kalender, klik pada Untuk Do pilihan . Di sini Anda dapat membuat tugas seperti mengatur pesta, berbelanja, atau tindakan lain yang lebih rumit. Hal yang menarik adalah Anda dapat menyeret email ke berbagai tugas yang dibuat untuk mengatur informasi ini sesuai dengan tugas.
4. Alat catatan
Outlook lebih dari sekadar alat email. Anda telah melihatnya dengan fungsi di atas, tetapi Anda juga dapat memeriksanya dengan menggunakannya sebagai alat catatan. Sesuatu yang berarti Anda bahkan tidak memerlukan agenda untuk membawa semua informasi bersama Anda.
Di sisi kiri layar, di samping kotak surat yang berbeda, ada bagian bernama Catatan . Di sini Anda dapat menambahkan catatan berbeda sehingga Anda tidak lupa informasi apa pun. Anda juga dapat membuat kode warna untuk berbagai catatan, menggunakan sumber daya seperti daftar dan format teks, dll.
5. Kembali ke format klasik
Format percakapan dalam email bisa menjadi sangat praktis ketika Anda menyilangkan banyak pesan dengan pengguna lain. Sebuah cara untuk mengatur berdasarkan topik dan tidak membuat kotak masuk sepenuhnya dipenuhi. Tetapi jika Anda adalah salah satu pengguna klasik yang lebih suka memiliki setiap pesan baru di bagian atas baki Anda, inilah yang harus Anda lakukan.
Cukup klik roda gigi untuk menampilkan pengaturan Outlook dasar. Di sini Anda akan melihat bagian khusus tentang tampilan Percakapan . Anda memiliki tiga opsi: tampilkan pesan terbaru di bagian atas, tampilkan pesan terbaru di akhir percakapan atau, yang mungkin menarik bagi Anda dalam kasus ini: dinonaktifkan. Dengan opsi terakhir ini, kotak surat Anda akan berhenti mengelompokkan tanggapan dan akan menampilkan setiap pesan satu per satu.
6. Pembersihan surat otomatis
Ada rumus untuk mengotomatiskan pembersihan email di Outlook. Artinya, cara untuk menjadwalkan email tertentu menghilang dari kotak masuk Anda agar tidak jenuh. Yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat aturan atau jadwal dan kemudian menerapkannya pada pembersihan.
Tampilkan pengaturan Outlook di roda gigi. Kemudian lihat di akhir tab ini untuk opsi untuk mengakses pengaturan lainnya, yang akan memunculkan jendela pop-up baru.
Di layar pengaturan lanjutan ini, klik Aturan untuk membuat jadwal yang disebutkan di atas. Di sini Anda dapat memberi nama aturan, tetapi yang terpenting adalah Anda membuat kriteria. Tampilkan bilah opsi Pilih kondisi dan lihat di sini untuk kriteria Ukuran pesan. Anda dapat memilih minimum atau maksimum, sehingga email yang sesuai dengan kriteria tersebut dihilangkan. Anda harus memilih jumlah kb agar ini terjadi, tentu saja. Dan, tentunya Anda harus memilih opsi hapus. Ini akan menjadi rumus yang tepat sehingga pesan-pesan ini sering dihapus.
7. Buat tanda tangan untuk email Anda
Ini terlihat profesional, berguna untuk menghindari membuang-buang waktu meneruskan informasi kontak dan Anda dapat mengotomatiskan semuanya. Tanda tangan di email tidak ada salahnya . Dan Outlook memungkinkan Anda membuatnya sendiri dengan mudah.
Yang harus Anda lakukan adalah menampilkan pengaturan pada roda gigi dan kemudian mengakses opsi lanjutan di bagian bawah menu drop-down. Dengan ini, jendela baru akan muncul di mana Anda harus mengklik Mail , lalu Tulis dan balas .
Dengan ini Anda mendapatkan menu di mana Anda dapat menulis tanda tangan yang Anda inginkan. Hal baiknya adalah, di kotak teks, Anda juga memiliki opsi format dan warna untuk membiarkan semuanya sesuai dengan keinginan Anda. Anda juga dapat menambahkan gambar dan tautan . Namun yang terpenting, pastikan untuk mencentang opsi untuk menyertakan tanda tangan di setiap email baru yang Anda tulis, dan juga dalam penerusan dan balasan, jika itu yang Anda inginkan.
8. Buat tanggapan otomatis
Saat Anda pergi berlibur atau memutuskan untuk menangguhkan masalah pekerjaan, Anda dapat mengkomunikasikannya kepada semua orang atau membuat tanggapan otomatis sehingga Anda tidak perlu bekerja berkali-kali dengan hal yang sama. Dan Outlook mengizinkannya.
Yang harus Anda lakukan adalah menampilkan pengaturan dan mengakses bagian pengaturan lanjutan di akhir daftar ini. Di jendela baru yang muncul, klik Mail dan kemudian pada submenu balasan otomatis.
Di sini Anda harus mengaktifkan fungsi dan menulis pesan yang ingin Anda kirim secara otomatis ke semua email masuk di kotak masuk Anda. Tentu saja, Anda juga dapat menentukan bahwa tanggapan ini dikirim hanya ke pesan yang datang antara tanggal tertentu, atau hanya ke kontak tertentu.
9. Unduh semua pesan Anda
Apakah Anda perlu membersihkan email Anda tanpa kehilangan satu detail pun? Nah, ada opsi menarik untuk ini: unduh semua pesan email Anda. Sesuatu yang memungkinkan Outlook untuk Anda lakukan sebagai berikut.
Tampilkan pengaturan dan akses menu lanjutan dengan opsi terakhir di menu ini. Di jendela pop-up, Anda harus pergi ke bagian Umum lalu klik submenu Privasi dan data. Di sini Anda akan menemukan fungsi kotak surat Ekspor . Tentu saja, prosesnya bisa memakan waktu hingga 4 hari . Saat cadangan sudah siap, Anda akan menerima email baru dengan tautan untuk mengunduh semua konten ke komputer Anda.
10. Hindari gangguan
Jika Anda adalah pengguna ponsel, Anda dapat menghindari gangguan dalam menerima email setiap dua per tiga di Smartphone Anda. Karena sangat berguna untuk selalu memiliki surat, tetapi bisa menjengkelkan untuk diberi tahu di setiap langkah. Itulah mengapa ada formula untuk menghindari gangguan dan tidak diberitahukan setiap ada pesan masuk di aplikasi seluler.
Yang harus Anda lakukan adalah membuka aplikasi dan menampilkan menu samping di sebelah kiri. Klik pada tiga garis di sudut kiri atas untuk ini. Kemudian, di samping alamat email Anda, di bagian atas, klik ikon bel. Di sini Anda dapat mengatur waktu Anda ingin tetap tanpa peringatan. Ini bisa manual, sampai Anda menonaktifkannya, selama satu jam, atau bahkan hingga hari berikutnya. Anda juga memiliki beberapa opsi untuk menjadwalkan penghentian pemberitahuan selama perjalanan, rapat, dan acara lain di kalender Anda.
11. Tindakan cepat dalam aplikasi
Manfaat lain dari menggunakan Outlook di perangkat seluler adalah kecepatan dalam mengelola kotak masuk. Berkat desainnya, kami dapat melakukan tindakan secara langsung tanpa memasukkan pesan, yang memungkinkan kami untuk langsung menghapus atau mengarsipkan semua ini. Kami juga dapat menyesuaikan tindakan cepat ini.
Masuk ke Pengaturan dengan roda gigi di menu tarik-turun di sisi kiri layar. Di sini Anda akan menemukan menu Opsi untuk menggesek. Dengan ini, Anda akan memasuki layar baru di mana Anda dapat memilih tindakan saat Anda menggeser ke kanan dan saat Anda menggeser pesan ke kiri. Klik pada opsi Ubah untuk memilih tindakan dari setiap gerakan: hapus, arsipkan, tandai sebagai telah dibaca, pindah ke folder, tandai, tunda, baca dan arsipkan atau tanpa tindakan.