Jika Anda pergi berlibur, Anda harus membiarkan semuanya terikat dan terikat dengan baik. Jika Anda biasanya berkomunikasi dengan klien, kolaborator, dan rekan kerja Anda melalui email, Anda perlu mengaktifkan apa yang disebut pesan tanggapan otomatis untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menikmati waktu istirahat dan bahwa hingga Anda kembali, Anda tidak akan dapat menanggapi mereka untuk mengelola permintaan mereka. . Beberapa hari yang lalu kami memberi tahu Anda cara mengaktifkan balasan otomatis di Gmail . Namun, jika Anda menggunakan Outlook, Anda harus mengikuti prosedur yang berbeda. Penyiapannya hanya membutuhkan waktu beberapa menit. Anda akan melihat bahwa sangat mudah jika Anda mengikuti tip berikut:
1) Jika Anda menggunakan Outlook 2010, Anda hanya perlu membuka program dan mengklik menu File> Informasi> Tanggapan otomatis .
2) Klik pada tombol Tanggapan otomatis dan pilih opsi Kirim tanggapan otomatis . Menu pengaturan akan segera diaktifkan. Semacam asisten di mana Anda dapat menulis pesan yang ingin Anda kirim ke kontak Anda.
3) Pertama, ya, Anda harus memilih berapa lama Anda ingin mengirimkan tanggapan dari luar kantor kepada orang yang menghubungi Anda. Anda dapat memilih rentang tanggal , misalnya, dari hari Anda mulai berlibur hingga hari Anda kembali. Jika Anda tidak menunjukkan tanggal akhir , Anda harus menonaktifkan pengiriman pesan secara manual, kembali ke langkah Anda dan mengubah pengaturan.
4) Sekarang Anda dapat menulis pesan Anda. Di bagian bawah menu Anda akan menemukan kotak putih untuk menambahkan teks, jika Anda ingin dengan mengedit font, ukuran dan warna dan memasukkan link, jika Anda ingin mengarahkan pengirim ke situs web tertentu.
Pada titik ini, kami harus memberi tahu Anda bahwa Anda dapat mengkonfigurasi dua jenis pesan . Satu untuk mereka yang berada di dalam organisasi Anda (jika Anda ingin menunjukkan bahwa Anda pergi, meskipun kemungkinan besar mereka sudah tahu) dan satu lagi untuk mereka yang berada di luar, orang-orang yang tidak perlu tahu bahwa Anda sedang berlibur, Kecuali Anda telah memberi tahu mereka secara pribadi.
5) Terakhir, Anda juga memiliki opsi untuk membuat aturan sehingga sistem respons otomatis seefektif mungkin dan tidak menjadi mesin untuk membombardir pesan ke semua orang. Beberapa opsi yang dapat dikonfigurasi memungkinkan penerusan pesan masuk ke rekan kerja lain yang dapat membalas atau menangani masalah untuk Anda, meminta pesan diteruskan ke akun Gmail atau Hotmail lain sehingga kami dapat memeriksanya melalui akun pribadi kami, hapus pesan dari pengirim tertentu atau mengatur pesan dalam folder sehingga ketika kita kembali bekerja kita tidak akan menemukan diri kita dalam kotak masuk yang benar-benar kacau.
Untuk menambahkan salah satu aturan ini (ada lusinan opsi untuk mengklasifikasikan dan mengelola pesan saat kami pergi) Anda hanya perlu mengklik tombol Tambahkan aturan atau Edit aturan untuk mengubahnya.
Foto oleh: Rick Scully dan TripShake