Bergerak di sekitar Excel seperti ikan di air sangat penting jika Anda ingin memajukan pekerjaan Anda. Memang benar bahwa saat ini kami memiliki banyak alternatif untuk membuat spreadsheet, Microsoft masih terus menjadi salah satu alat paling ampuh untuk membuat file data .
Apa yang kami usulkan hari ini adalah sepuluh trik Excel sederhana namun praktis yang akan membantu Anda menguasai alat yang berguna ini . Atau setidaknya untuk memulai. Mereka akan membantu Anda mengelola file dan data Anda dengan cara yang lebih gesit dan tanpa perlu mempersulit diri sendiri.
Berikut adalah 10 tip berguna untuk menguasai Excel . Kami telah menggunakan versi terbaru Excel 2016 sebagai dasar untuk sebagian besar tangkapan, meskipun sebagian besar kiat juga berfungsi dengan versi program sebelumnya.
1. Pindahkan data
Mari kita mulai dengan sesuatu yang fundamental. Mentransfer data dari satu sel ke sel lainnya . Salah satu tindakan yang paling sering kami lakukan saat kami bekerja dengan dokumen Excel. Ini sebenarnya adalah isyarat yang sangat mendasar, tetapi harus diketahui.
Jadi, jika yang kita inginkan adalah memindahkan kolom dengan semua data yang dikandungnya , itu akan cukup untuk memilihnya dan memindahkan mouse ke tepi, sampai tanda panah muncul. Kemudian Anda hanya perlu menyeret kolom untuk meletakkannya di tempat yang tepat. Jika kami juga ingin menyalin data ini, Anda hanya perlu menekan tombol Kontrol. Lalu seret.
Setelah kita memilih kolom Excel, cukup dengan memindahkan kursor ke salah satu tepi sampai muncul tanda bidik lalu tarik kolom tersebut
2. Pilih semua
Saat Anda harus memilih seluruh tabel data di Excel, pekerjaan bisa sangat merepotkan. Apalagi jika dokumennya besar. Kegunaan memilih semuanya sangat praktis saat mengekspor data ke tabel lain, misalnya. Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan jika menggunakan versi sebelum Excel 2016 adalah dengan menekan kombinasi tombol Control + A. Kemudian Anda dapat melakukan semua tindakan yang Anda pertimbangkan (salin, potong ...). Jika menggunakan Excel 2016, pintasan yang berhasil untuk kami adalah Control + Shift + spasi.
Anda juga harus tahu bahwa ada cara yang lebih cepat untuk memilih semua yang berfungsi di versi ini. Dan itu untuk menekan panah yang ada tepat di sudut tabel Excel (di atas angka 1 dan di sebelah huruf A). Cukup satu klik saja. Ini bukan salah satu trik Excel paling cerdas dengan cara apa pun, tetapi ini akan menghemat waktu Anda.
3. Tambahkan akses cepat ke alat
Jika Anda secara teratur bekerja dengan Excel, Anda akan tahu betapa pentingnya memiliki semua alat yang ada . Jika tidak, banyak waktu yang terbuang dan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencoba menemukan tombol dan pintasan daripada melakukan pekerjaan Anda sendiri. Lalu apa yang kita lakukan?
Nah, sangat mudah. Buat tombol pintasan cepat untuk alat yang paling sering kami gunakan. Pada prinsipnya, dengan versi asli Microsoft Excel Anda akan memiliki tiga tombol akses cepat , yang terletak di bagian atas menu. Mereka adalah Simpan, Urungkan penulisan dan Ulangi tulisan.
Untuk mengubah atau menambahkan pintasan baru, yang harus Anda lakukan adalah masuk ke bagian File> Opsi> Bilah Akses Cepat . Tambahkan tombol yang Anda anggap sesuai dan hapus tombol yang tidak berguna. Setelah selesai, pilih OK.
Pilihan lain untuk mengakses fungsi ini adalah dengan mengklik tombol dengan panah tepat di sebelah kanan tombol perintah cepat. Kemudian menu kontekstual akan terbuka dengan akses paling umum yang dapat kita tempatkan. Jika mengklik "Perintah lainnya ..." kita akan membuka jendela opsi yang kita bicarakan sebelumnya.
4. Membatasi data yang bisa dimasukkan ke dalam spreadsheet
Bayangkan Anda bekerja dengan data dan itu hanya bergerak dalam serangkaian nilai. Misalnya, dengan tabel harga yang nilai maksimumnya tidak akan pernah melebihi 10.000. Dalam kasus serupa, akan bermanfaat untuk menempatkan serangkaian batasan pada input data sehingga peringatan muncul setiap kali kita keluar dari kisaran ini.
Untuk melakukan ini, Anda harus pergi ke opsi Data di bagian atas dan kemudian validasi data. Di dalam tab Configuration, batas yang berbeda dapat ditetapkan, baik melalui nilai numerik maupun panjang teks yang memungkinkan kita masuk ke dalam sel. Jika kami berbagi pekerjaan dengan orang lain (atau ingin menyetel pengingat), kami dapat menyertakan pesan masukan dan menyesuaikan pesan kesalahan itu sendiri.
5. Sembunyikan baris
Trik Excel berguna lainnya yang dapat memberi kita banyak permainan adalah menyembunyikan baris yang tidak ingin kita terlihat. Ini tentang itu Anda dapat menyembunyikan beberapa kolom dengan hasil yang tidak menarik atau yang dapat / harus tetap pribadi . Ini sangat berguna saat berbagi dokumen kerja, tetapi tidak penting untuk melihat "ruang belakang".
Untuk menyembunyikan baris, hal terbaik yang harus dilakukan adalah memilih sel yang dimaksud dan kemudian klik pada kombinasi Control dan 9. Anda akan melihat bahwa mereka menghilang seketika. Jika Anda ingin memulihkannya, Anda melakukannya dengan cukup mudah. Anda hanya perlu menggabungkan tombol-tombol berikut: Control + Shift + 8 . Mereka akan muncul lagi saat ini.
Tampilan Pencarian Fuzzy di Excel 2010
6. Lakukan pencarian fuzzy
Sesuai dengan namanya, fuzzy search adalah mekanisme untuk menemukan elemen atau nilai yang tidak sepenuhnya jelas atau tidak dapat kita ingat dengan tepat. Biasanya untuk melakukan pencarian di Microsoft Excel hanya perlu tekan Control + B . Sebuah menu segera diaktifkan sehingga kita dapat memasukkan parameternya.
Jika Anda tidak yakin apa yang Anda cari, Anda dapat menggunakan tanda tanya dan tanda bintang . Yang pertama digunakan untuk mewakili karakter dan tanda bintang dapat mewakili satu atau lebih.
7. Tambahkan beberapa baris atau kolom sekaligus di Excel
Memasukkan baris atau kolom baru tampaknya mudah. Tetapi apa yang terjadi jika kita perlu menambahkan lebih dari satu baris atau kolom dan kita tidak ingin membuang waktu? Jangan khawatir, Anda tidak perlu mengulang operasi beberapa kali. Dalam hal ini, yang harus Anda lakukan adalah memilih jumlah baris atau kolom yang Anda inginkan (dua atau lebih, dalam kasus ini).
Kemudian, klik kanan pada baris atau kolom yang disorot. Yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah memilih opsi Sisipkan, di dalam menu drop-down . Secara instan baris atau kolom akan ditambahkan, tepat di sebelah kiri yang Anda pilih sebelumnya.
Tampilan komentar di Excel 2010
8. Sisipkan komentar ke dalam sel
Memasukkan komentar ke dalam sel bisa sangat berguna jika kita sedang mengerjakan dokumen kolaboratif atau akan mengirimkannya kepada seseorang. Atau kalaupun dengan membuat dokumen saja , kami ingin menyertakan catatan panduan untuk revisi nanti.
Untuk menyisipkan komentar, cukup menempatkan diri kita pada sel yang menarik minat kita dan tekan tombol Shift dan F2 . Anda akan melihat bahwa kotak kecil diaktifkan di mana Anda dapat memasukkan semua teks yang Anda butuhkan. Kotak ini dapat diubah ukurannya dengan menyeret mouse ke salah satu titik batas.
Setelah Anda selesai dengan komentar, itu akan menghilang dari tampilan default dan akan ditandai dengan ikon kecil di sel itu sendiri . Setiap kali Anda mengarahkan kursor ke atasnya, kursor akan ditampilkan lagi. Ngomong-ngomong, untuk mengedit atau menghapus komentar, Anda hanya perlu mengklik dengan tombol kanan mouse dan memilih opsi.
9. Jelajahi dengan cepat
Menavigasi melalui dokumen Excel dengan banyak data bisa menjadi sangat membosankan. Hal terbaik untuk dilakukan dalam kasus ini adalah menggunakan pintasan navigasi cepat. Tekan tombol Kontrol bersamaan dengan Anda menekan tombol panah lain di papan ketik . Anda akan melihat bahwa gerakannya cepat dan gesit. Hal yang menarik tentang cara pemindahan ini adalah cara ini hanya dilakukan di antara sel yang memiliki data, jadi Anda akan dengan cepat melompati yang kosong.
10. Sertakan nilai yang dimulai dengan 0
Dan kami mengakhiri dengan trik Excel sederhana, tetapi sangat berguna dalam kasus tertentu. Biasanya, saat kita menambahkan nilai yang dimulai dengan nol, Excel menghapusnya. Satu-satunya hal yang harus dilakukan dalam kasus ini adalah menyertakan tanda kutip di depan nol pertama . Itu mudah. Setelah nomor dimasukkan, itu akan ditampilkan tanpa tanda kutip dan dengan nol.
Ini hanyalah beberapa trik Excel yang dapat kita temukan saat menggunakan program. Itu menyembunyikan lebih banyak lagi, dan dengan tingkat kerumitan yang meningkat.