Outlook adalah salah satu alat email paling populer . Kami telah menggunakan program ini selama bertahun-tahun untuk mengelola email kami. Tidak mengherankan, ini adalah sistem yang efektif, diberkahi dengan alat yang tak terhitung jumlahnya yang banyak membantu kita untuk mengaturnya.
Selain berfungsi sebagai baki untuk email kita, Outlook juga berfungsi sebagai agenda dan memungkinkan kita untuk mengkonfigurasi peringatan untuk acara atau tugas apa pun . Hari ini kami akan menjawab 20 pertanyaan Outlook praktis. Kami harap Anda merasakan manfaatnya.
1. Dapatkah saya menggunakan pintasan keyboard?
Tentu saja. Ini adalah salah satu fungsi paling praktis yang dimiliki semua program di suite Microsoft Office. Jika Anda mempelajari pintasan keyboard ini, Anda dapat mengelola email Anda dengan lebih cepat . Yang paling sering digunakan adalah sebagai berikut:
- Alt + S : Kirim email
- Ctrl + R : Membalas email
- Ctrl + M : Mengirim dan menerima email
- Alt + W : Pergi ke email berikutnya atau beralih ke tampilan kalender mingguan
- Alt + R : Balas semua atau beralih ke tampilan kalender kerja mingguan
- Ctrl + G : Buka kotak "Ke tanggal" untuk melompat ke hari yang kita inginkan di kalender
2. Apakah mungkin untuk menghapus pesan yang tidak menarik minat saya dengan cara yang lebih otomatis?
Ya, dan ini adalah cara yang baik untuk mengelola pesan Anda dengan lebih cepat. Yang harus Anda lakukan adalah membuat aturan. Misalnya, jika Anda tertarik untuk menghapus pesan dari pengirim tertentu, Anda hanya perlu melakukan hal berikut: klik pesan dengan tombol kanan mouse lalu pilih Buat Aturan. Centang opsi Hapus dan tentukan pengirimnya . Setelah selesai, jangan lupa klik Create Rule atau OK.
3. Apakah mungkin untuk membuat satu atau lebih tanda tangan untuk email?
Tentu saja. Ini adalah salah satu fungsi Outlook paling klasik. Jika Anda ingin membuat tanda tangan atau tanda tangan lain untuk email Anda, Anda harus melakukan hal berikut: tulis email baru, buka pesan baru. Klik pada tombol Tanda Tangan untuk mengkonfigurasinya: Anda memiliki opsi untuk menambahkan sebanyak yang Anda inginkan.
Saat Anda ingin menambahkannya ke email, Anda hanya perlu mengkliknya agar dapat dimasukkan secara otomatis . Ulangi proses yang sama untuk semua tanda tangan yang perlu Anda sertakan.
4. Bagaimana cara menghemat waktu menulis pesan?
Ada fungsi yang memungkinkan kita memasukkan elemen cepat tertentu ke dalam teks. Itu bisa berupa frasa atau fragmen yang sering Anda tulis. Untuk menambahkannya ke email secara otomatis, pilih teks dan klik Item Cepat> Sisipkan . Masukkan nama. Anda dapat memasukkannya kapan pun Anda mau dan tidak perlu menulis ulang.
5. Bagaimana cara memasukkan gambar ke dalam surat?
Jika Anda ingin menyisipkan gambar ke dalam email sehingga ditampilkan dengan teks yang telah Anda tambahkan, itu juga mudah bagi Anda. Alih-alih menambahkan lampiran, klik pada menu Sisipkan> Gambar atau Clipart. Gambar akan disisipkan langsung ke badan pesan dan Anda dapat mengedit dan mengubah ukurannya sesuai keinginan.
6. Bagaimana melakukan pencarian yang lebih efisien?
Anda mungkin sering mencari hal yang sama. Misalnya, email yang dikirim Marta kepada Anda. Untuk membuat pencarian ini lebih efisien, Anda dapat mengatur folder pencarian. Buat folder pencarian baru , pilih di antara opsi default yang berbeda (orang-orang tertentu, email penting ...) dan konfigurasi pencarian kustom.
Untuk menemukan pesan lebih cepat, Anda juga dapat menggunakan filter. Dalam opsi Filter email, Anda dapat memilih tab Beranda dan memilih jenis email yang ingin Anda lihat: belum dibaca, pilih kategori, dengan lampiran atau yang diterima minggu ini.
7. Dapatkah saya mengatur surat saya dengan lebih baik?
Ada bagian dari mana Anda dapat membuat aturan. Artinya, jika Anda mau, Anda dapat menjalankan berbagai tindakan otomatis pada email Anda. Dan ini akan membuat segalanya lebih mudah bagi Anda. Cukup klik tombol menu Rules and Alerts .
Pilih Aturan Baru untuk mengonfigurasi opsi yang Anda pertimbangkan . Anda akan melihat bahwa Anda dapat menandai pesan dari orang tertentu untuk ditindaklanjuti, memindahkan pesan ke folder tertentu atau memutar suara tertentu saat menerima email dari seseorang. Opsinya sangat luas dan dapat dikonfigurasi sepenuhnya.
8. Bagaimana jika saya ingin mengirim pesan tanpa menunjukkan penerima?
Itu isyarat yang sangat sederhana, tetapi banyak orang melupakannya. Dan ini sangat sering terjadi. Jika Anda ingin mengirim pesan tanpa memperlihatkan penerima, yang harus Anda lakukan di Outlook adalah menambahkan semua penerima di kotak Bcc, bukan CC. Dengan cara ini, tidak ada yang akan melihat siapa lagi yang telah menerima pesan tersebut.
9. Apakah email dapat dijadwalkan untuk dikirim pada waktu tertentu?
Menjadwalkan pesan email cukup mudah. Di dalam pesan yang dimaksud, akses tombol Tunda pengiriman. Dari sini Anda dapat memilih jam berapa Anda ingin mengirim pesan dan banyak opsi lainnya. Dengan cara ini, Anda dapat menyampaikan pesan Anda pada waktu yang Anda inginkan.
10. Bagaimana cara mengkonfigurasi balasan otomatis?
Saatnya liburan, jadi Anda harus menyiapkan pesan balasan otomatis klasik. Mereka sangat berguna untuk memperingatkan kontak kami bahwa kami tidak akan tersedia selama hari-hari tertentu. Untuk mengaturnya, pilih File> Balasan Otomatis> Kirim Balasan Otomatis.
Anda dapat mengatur interval tertentu agar pesan-pesan ini dikirim secara otomatis. Meskipun Anda juga dapat menonaktifkan tanggapan secara manual. Di bagian Dalam organisasi saya, Anda harus menulis jawaban yang menarik minat Anda dan tekan OK.
11. Apakah saya memiliki opsi untuk menambahkan catatan atau pengingat?
Tentu saja, kami telah menunjukkan bahwa Outlook adalah alat yang sangat berguna untuk mengelola email, tetapi juga untuk bertindak sebagai asisten. Anda dapat menambahkan catatan dengan mengklik shortcut berikut Ctrl + Shift + N . Anda akan segera melihat semacam catatan yang mirip dengan post-it muncul, yang dapat Anda gantung di ruang mana pun.
Awalnya memiliki tone kekuningan, seperti post- it asli , tetapi Anda dapat memodifikasi tone dengan warna yang Anda inginkan. Kemudian Anda dapat mengelola catatan ini sesuai keinginan Anda.
12. Dapatkah saya membuat daftar distribusi?
Ya, ini adalah opsi yang sangat praktis untuk menghindari keharusan menambahkan pengirim yang sama seperti biasa ke email atau daftar distribusi. Di dalam ruang nama, pilih nama grup kontak Anda.
Selanjutnya, Anda harus memilih anggota yang berbeda. Anda dapat melakukannya dari buku kontak. Kemudian Simpan dan tutup. Daftar distribusi Anda sudah dibuat dan Anda dapat mengirim pesan umum yang Anda inginkan .
13. Bagaimana cara menghemat ruang?
Kelambanan dari hari ke hari membuat pesan-pesan itu menumpuk berkali-kali. Di dalam bagian File, Anda akan memiliki opsi berbeda, yang dapat Anda lihat dengan mengklik tombol Alat Pembersih. Di sini Anda akan menemukan Mailbox Cleanup, folder Empty Deleted Items, dan Archive . Gunakan secara teratur untuk menjaga semuanya tetap teratur.
14. Bisakah saya menggunakan Gmail di Outlook?
Jawabannya iya. Dan ini akan berguna jika Anda lebih suka menggunakan Outlook untuk mengatur diri sendiri. Buka Gmail dan klik pada bagian Pengaturan. Kemudian, di tab Penerusan dan email POP / IMAP , pilih opsi Aktifkan IMAP. Simpan perubahannya.
Selanjutnya Anda harus mengakses email Anda dan memasukkan informasi yang sesuai dengan akun tersebut. Anda memiliki informasi yang Anda butuhkan di bawah ini. Akses Pengaturan Akun, di File , untuk memasukkannya dan mulai menikmati email Gmail Anda di Outlook.
15. Bagaimana cara membuat salinan cadangan email saya?
Cadangan sangat penting jika kita ingin menyimpan email yang paling penting. Apalagi jika kita menggunakannya untuk bekerja. Pilih File> Buka> Impor. Pilih opsi Ekspor file. Pilih File Data Outlook (.pst) dan klik Berikutnya.
Pilih akun / folder yang ingin Anda backup, pilih lokasi untuk menyimpan file dan klik OK. Anda juga dapat melindunginya dengan kata sandi.
16. Bagaimana cara membuat template?
Buka pesan baru dan tulis template yang Anda inginkan. Ini harus berupa teks yang sering Anda kirim dan dalam hal ini, Anda tidak perlu mengulanginya. Setelah selesai, pilih File> Save As> Save As Type> Outlook Template . Masukkan nama template dan simpan.
Untuk menggunakan templat, dalam Outlook masuk ke Beranda> Baru> Item baru> Lebih banyak item dan Pilih formulir . Ketuk Cari> Template pengguna di sistem file. Anda akan melihat bahwa folder templat terbuka dan Anda harus menyelamatkan yang paling sesuai. Pilih Buka, tambahkan penerima dan kirim.
17. Bagaimana agar agenda lebih terlihat?
Kalender Outlook sangat berguna, tetapi untuk mengaksesnya Anda harus melakukan sedikit pencarian. Opsi yang menarik adalah mengunduh add-on ini, yang memungkinkan Anda memasang agenda sebagai wallpaper komputer . Dengan cara ini, Anda akan melihat semua janji dan tugas Anda. Ini disebut Outlook On Desktop dan harus diunduh sebagai tambahan.
18. Dapatkah saya mengelompokkan pesan?
Dengan Gmail, kami terbiasa melihat pesan yang dikelompokkan berdasarkan percakapan. Nah, untungnya di Outlook Anda dapat melakukan hal yang sama. Untuk mengelompokkan pesan Anda, buka tab tampilan dan pilih opsi Tampilkan sebagai percakapan. Di dalamnya Anda dapat "Atur berdasarkan" dan memilih berbagai cara untuk mengkonfigurasi email Anda.
19. Dapatkah saya mengonfigurasi tampilan yang berbeda?
Tentu saja. Outlook akan memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi tampilan kotak masuk email Anda sesuai keinginan. Jadi Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin melihat pratinjau pesan, memilih untuk tidak membukanya atau memilih tampilan vertikal kanan, kiri atau horizontal. Opsinya banyak, jadi untuk menguji konfigurasi yang paling sesuai dengan ritme kerja Anda, sebaiknya Anda mengakses bagian View.
20. Bagaimana jika saya hanya ingin menerima pemberitahuan untuk pesan yang paling penting?
Jika Anda adalah dua orang yang menerima lusinan pesan dalam sehari, mungkin menarik untuk mengonfigurasi opsi untuk hanya menerima pesan yang paling penting. Buka File> Mail dan buka bagian Kedatangan pesan. Kami menyarankan Anda mengonfigurasi bagian ini untuk hanya menerima pemberitahuan tentang minat Anda. Pada saat yang sama, Anda akan memiliki opsi untuk mengonfigurasi cara yang Anda inginkan untuk peringatan desktop.