Salah satu keuntungan yang tidak perlu dipertanyakan lagi dari layanan penyimpanan awan adalah kemampuan untuk mengakses file dan dokumen dari komputer manapun dengan koneksi Internet. Hal lainnya adalah Anda dapat melakukannya tanpa memiliki salinan yang tak terhitung jumlahnya di berbagai komputer dengan revisi dan modifikasi dokumen kerja, atau Anda tidak terbatas pada kapasitas penyimpanan email untuk berbagi foto atau video atau apa pun yang Anda inginkan dengan siapa pun yang Anda inginkan. Yang terakhir inilah yang akan kami jelaskan selanjutnya: cara menggunakan Dropbox untuk berbagi file dan folder .
Hal pertama yang harus dilakukan adalah memiliki akun Dropbox . Jika Anda sudah memilikinya, Anda hanya perlu masuk seperti biasa dan, jika belum memilikinya, daftar ke layanan tersebut. Ini tidak bisa lebih mudah. Di jendela awal, klik "(atau buat akun)" dan ikuti langkah-langkah yang ditunjukkan di bawah ini: beri nama, nama keluarga, akun email dan kata sandi, terima ketentuan penggunaan layanan dan ... voilí, akun sudah dibuat. Awalnya, ia menawarkan 2 Gb ruang penyimpanan gratis, dengan apa yang ada untuk mengunggah banyak materi.
Setelah ini selesai, apa yang terjadi selanjutnya tidak jauh lebih rumit. Program ini membuat ikon pintasan di desktop komputer, jadi mengunggah atau mengunduh file semudah mengkliknya dan memilih "Folder Dropbox" . Cukup mengklik file atau folder (mereka juga dapat mengunggah yang dikompresi) dan menyeretnya ke sana sudah cukup. Setelah dokumen atau folder yang ingin Anda bagikan diunggah, berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti.
Anda harus kembali ke ikon pintasan, tetapi alih-alih mengklik "Folder Dropbox" , Anda harus mengklik "Dropbox.com" . Ini membawa Anda langsung ke layar beranda pengguna, di mana mereka memiliki folder dan dokumen yang telah mereka unggah atau bagikan sejauh ini.
Berbagi folder atau dokumen sangat mirip. Ketika Anda mengklik item yang akan dibagikan, itu akan ditandai (jika Anda mengklik folder atau namanya, itu terbuka untuk melihat isinya, jadi lebih baik untuk mengklik bagian lain dari strip). Setelah ditandai, a menu sederhana dengan berbagai opsi jika itu adalah folder: Undang ke folder, Bagikan tautan, Unduh, Lainnya . Untuk dokumen, opsinya adalah sebagai berikut: Bagikan tautan, Unduh, Hapus, Lainnya .
Dalam kasus folder, dari opsi "Undang ke folder" sebuah jendela muncul di mana Anda hanya perlu meletakkan email dari orang yang ingin Anda undang. Jendela menampilkan tautan "Impor Kontak" . Dengan mengklik di sana, pengguna dapat mengimpor ke akun Dropboxnya semua kontak yang dia miliki di akun email Gmail , Yahoo Mail, atau Facebook miliknya.. Anda juga dapat memilih jika Anda ingin mengizinkan orang yang dibagikan folder untuk membagikannya dengan orang lain. Jika Anda tidak ingin orang lain dapat berbagi folder, Anda perlu menghapus centang pada kotak yang muncul bertanda. Setelah alamat orang yang ingin berbagi folder dimasukkan, Anda dapat meletakkan pesan penjelasan jika Anda mau. Kemudian, hanya dengan mengklik "Bagikan folder" itu akan selesai. Tamu akan menerima pesan di email mereka yang memberi tahu mereka yang ingin berbagi folder dengan mereka, dengan tombol yang akan membawa mereka langsung ke folder dengan semua kontennya dalam sesi Dropbox mereka sendiri . Folder bersama ditandai dengan dua siluet di dalam folder.
Jika Anda memilih opsi "Bagikan tautan" , prosesnya hampir sama. Anda harus menunjukkan email penerima tautan, meletakkan pesan, dan memilih antara "Dapatkan tautan" atau "Kirim" . Jika "Dapatkan tautan" dicentang , program akan membuat url yang akan disalin langsung ke papan klip komputer. Jika memilih "Kirim" , url akan dikirim langsung ke alamat yang ditunjukkan dalam bentuk tautan. Penerima hanya perlu mengklik link tersebut untuk melihat dokumen dan mendownloadnya. Proses berbagi tautan dalam hal dokumen adalah sama.
Keuntungan lain yang perlu diingat adalah, jika orang yang dibagikan dokumen tidak memiliki akun Dropbox dan memutuskan untuk mendaftar setelah undangan, "pengundang" memperoleh tambahan penyimpanan gratis 500 Gb .