Apakah Anda ingin komputer Anda bekerja saat Anda sedang berlibur? Anda mungkin tidak bisa membuatnya melakukan semua tugas, tetapi itu dapat membantu Anda beristirahat dengan lebih damai. Jika Anda melakukan perjalanan (sesuatu yang cukup umum pada waktu-waktu ini), Anda mungkin ingin memberi tahu orang-orang yang mengirimi Anda email secara otomatis. Dengan cara ini, ketika mereka mengirimi Anda pesan, mereka akan menerima balasan dengan teks pilihan Anda. Tapi bisa jadi seperti " Aku akan pergi berlibur sampai hari ini" ¦ Sementara itu, kamu bisa menghubungi "¦ "
Nah, melakukannya akan memakan waktu beberapa menit. Tetapi dengan cara ini Anda dapat menikmati istirahat dengan ketenangan meninggalkan semuanya terikat dan terikat dengan baik. Ikuti saja langkah selanjutnya ”¦
Jika Anda bekerja di perusahaan yang memiliki layanan email tingkat lanjut, mungkin Anda memiliki opsi yang sudah dibuat untuk tujuan ini. Menggunakan program email paling populer, Microsoft Outlook, opsi ini ditemukan di menu Tools dan disebut "Out of Office Assistant". Jika ini kasus Anda, prosesnya jauh lebih sederhana dan otomatis.
Jika opsi ini tidak muncul di menu Tools, Anda juga dapat menikmatinya. Meskipun, dalam kasus ini, harus diklarifikasi bahwa pesan hanya akan dikirim secara otomatis setelah Anda mengunduh email dari Outlook dan di komputer yang sama tempat Anda memprogramnya.
Sebelum pergi, untuk menghasilkan tanggapan otomatis ini, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:
1) Tulis pesan balasan otomatis . Buat pesan baru (pilih Baru di bilah alat atau ketik Ctrl + U) dan tulis subjek dan isi pesan yang akan dikirim ke semua orang yang menulis kepada Anda selama Anda tidak ada. Misalnya, kita dapat menuliskan sesuatu seperti “ Dari 1 Agustus hingga 15 Agustus saya akan keluar kantor untuk liburan. Untuk alasan ini, saya akan memiliki akses terbatas ke email saya. Jika ini adalah masalah mendesak, silakan hubungi Tn. Pérez di telepon XXX atau melalui email "¦ "
Setelah pesan ditulis (jangan lupa untuk meletakkan subjek, seperti "balasan otomatis" "absen untuk berlibur") simpan perubahannya. Pesan ini akan masuk ke folder Draf. Buka folder itu, pilih pesan (jangan buka, cukup pilih dengan tombol kiri mouse) dan buka menu File dan pilih "Simpan sebagai" ¦ "
Sebuah kotak dialog akan muncul untuk Anda memilih nama file dan ekstensi. Pilih nama yang nantinya akan Anda ingat. Penting bahwa dalam opsi "Simpan sebagai tipe" Anda memilih "Template Outlook". Anda memberikannya untuk disimpan dan pergi ke bagian berikutnya.
2) Buat aturan dalam program email Anda . Aturan adalah perilaku otomatis yang dilakukan program ketika menerima atau mengirim pesan tertentu. Ini berfungsi untuk trik ini, tetapi juga untuk banyak kemungkinan lainnya. Misalnya, secara otomatis menghapus atau menyimpan pesan dari seseorang atau dengan teks tertentu dalam subjek di dalam folder.
Di dalam menu Tools, pilih "Rules and Alerts". Tekan tombol "Aturan baru" dan pilih opsi berikut "Mulai dari aturan kosong" dan "Periksa pesan saat pesan tiba". Klik Next.
Pada Langkah 1 kita harus memilih kondisi. Kami akan menjelaskan ketentuan yang harus dipilih agar pesan tersebut menjangkau seluruh dunia, tetapi jika Anda ingin mengirimkan pemberitahuan liburan ini hanya kepada orang-orang tertentu, Anda hanya perlu memilih opsi lain untuk mempersonalisasi prosesnya. Pilih "di mana nama saya ada di kotak Kepada atau CC" dan klik Berikutnya. Di jendela lain, pilih "balas menggunakan template tertentu". Dan klik pada frase "a specific template" untuk kemudian memilih template yang baru saja Anda buat. Jika tidak muncul di jendela, di menu drop-down "Cari di" kami memilih "Template pengguna di sistem file".
Klik Open dan kemudian Next untuk membuka jendela pengecualian. Di sini Anda dapat menyesuaikan beberapa pengecualian berdasarkan banyak variabel. Setelah Anda selesai, klik Next. Terakhir, tetapkan nama ke aturan dan pilih untuk mengaktifkannya sekarang atau tidak. Jika Anda masih belum ingin mengaktifkannya, Anda dapat melakukannya nanti. Terakhir, klik Selesai.
3) Kami akan berlibur . Sekarang saatnya mengaktifkan aturan yang baru saja Anda buat. Kembali ke menu Tools dan pilih "Rules and Alerts." Aturan yang dibuat akan muncul di sini. Untuk mengaktifkannya, cukup pilih di kotak di sebelah kiri penggaris. Tekan OK dan ambil kopernya. Mulai sekarang, ketika Anda terhubung ke surat, Anda akan secara otomatis mengirim pesan liburan ke semua orang yang menulis Anda pada tanggal ini.
Pelajari selengkapnya tentang cara menggunakan Asisten Di Luar Kantor di halaman ini dari Microsoft.