Jika Anda menggunakan email Gmail untuk urusan pekerjaan dan pribadi, kemungkinan besar kotak masuk Anda berantakan. Saat kami menggunakan Outlook, kami terbiasa membuat folder dan lebih banyak folder untuk menjaga agar pesan kami tetap diklasifikasikan dengan baik.
Faktanya, kami merasa bahwa dengan Gmail lebih sulit untuk mengaturnya. Namun kenyataannya tidak demikian. Email Google memiliki sejumlah alat yang dapat membantu kami (dan banyak) untuk menjaga agar surat tetap teratur .
Hari ini kami ingin memberi Anda beberapa tip. Sehingga kotak masuk Gmail Anda berhenti menjadi mimpi terburuk Anda . Ayo pergi kesana!
Sesuaikan kotak masuk Anda
Untuk beberapa waktu sekarang, Gmail menawarkan kemampuan untuk mengklasifikasikan pesan melalui tab. Ini adalah opsi yang sangat penting, karena ia meninggalkan (akhirnya) pesan yang terkait dengan langganan, penawaran, dan kekusutan iklan lainnya . Dan itu persis sama dengan pemberitahuan untuk jejaring sosial dan layanan lain yang Anda jadikan langganan.
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengaktifkan tab ini. Jika Anda sudah memilikinya, Anda memiliki opsi untuk menambahkan lebih banyak. Dan untuk melakukan ini, Anda hanya perlu menekan tombol Lainnya yang terletak di ujung kanan baki. Anda akan melihat bahwa Anda dapat memilih berikut ini: Utama, Sosial, Promosi, Pemberitahuan, dan Forum .
Tetapi Anda masih dapat menyesuaikan kotak masuk Anda lebih jauh. Dan membantu Anda dengan menyoroti pesan yang paling penting. Dalam opsi Kotak Masuk, klik panah kecil untuk memilih jenis kotak masuk yang Anda inginkan .
Pilih untuk melihat yang paling penting atau yang belum dibaca terlebih dahulu untuk mengatur diri Anda sesuai dengan kebutuhan Anda . Dengan cara ini, tidak ada pesan email lain yang akan hilang begitu saja.
Gunakan label dan bintang berwarna
Apakah Anda pernah menggunakan bintang dan label berwarna? Anda akan menemukan label secara default dan Anda dapat membuatnya dari dalam setiap email. Anda juga dapat melakukannya dari sisi kiri kotak masuk. Ketuk Lainnya dan pilih Buat label baru. Anda harus memberinya nama dan klik Buat. Kemudian Anda juga bisa memilih warna.
Label akan muncul di sisi kiri halaman. Jadi, Anda selalu dapat melihat semua email yang diklasifikasikan di bawah tag itu .
Pilihan lainnya adalah bintang berwarna. Di dalam kotak masuk, Anda dapat mengklik di sebelah kiri pesan agar menonjol . Jika Anda membuka pesan, Anda hanya perlu mengklik Lainnya dan Sorot. Tetapi bagaimana jika saya menginginkan bintang lain dan tanda berwarna? Tekan sebanyak yang Anda inginkan untuk menampilkan yang Anda butuhkan.
Jika Anda belum mengaktifkan bintang berwarna, Anda harus mengakses bagian Pengaturan. Cukup klik pada roda gigi (di kanan atas halaman) dan pergi ke bagian Bintang . Seret bintang yang ingin Anda gunakan ke bagian "Sedang digunakan". Simpan perubahan di bagian bawah halaman.
Urutkan pesan secara otomatis
Jika Anda telah membuat semua folder dan label yang diperlukan, Anda harus membuat aturan sehingga saat memasuki kotak masuk, pesan-pesan ini diklasifikasikan secara otomatis. Akses Pengaturan Surat dan klik pada tab Filter dan alamat yang diblokir.
Klik Buat filter baru. Anda harus memasukkan parameter yang Anda pertimbangkan. Misalnya, pesan dari pengirim tertentu (atau beberapa), subjek tertentu, kata kunci ... Lalu pilih Buat filter . Anda dapat memilih opsi yang berbeda. Setelah selesai, klik tombol biru Buat filter.
Aktifkan pratinjau
Fungsi pratinjau adalah fitur yang sudah tersedia sejak lama, namun sebenarnya masih ada di lab Gmail. Apa yang ditawarkannya adalah kemampuan untuk membaca pesan tanpa harus membukanya . Dengan cara ini, jika Anda memiliki ratusan dan ratusan pesan untuk dibuka, fungsi ini akan sangat bagus bagi Anda untuk mengatur diri Anda sendiri dengan lebih baik.
Untuk mengaktifkan pratinjau, buka tab Setelan dan Lab. Temukan fungsi Pratinjau dan pilih Aktifkan. Setelah selesai, jangan lupa untuk menyimpan perubahan Anda.
Hapus file yang tidak perlu
Jika Anda salah satu dari mereka yang menerima banyak email dalam sehari, lebih baik Anda mulai menghapus konten yang tidak perlu. Jangan lupa bahwa Google hanya menawarkan 15 GB dan Anda dapat segera mengisinya. Dalam kasus ini, yang terbaik adalah mengosongkan sampah. Anda juga dapat mengosongkan spam, karena kemungkinan ratusan pesan akan terkumpul di sana.
Tetapi jika yang mengkhawatirkan Anda adalah pesan yang lebih berat, kami sarankan Anda melakukan pencarian di dalam bilah, menunjukkan "lebih besar" , diikuti oleh titik dua dan ukuran yang ingin Anda cari. Misalnya, Anda dapat menunjukkan pesan hingga 50 megabyte "50 m". Satu-satunya hal yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah menghapus pesan yang tidak Anda perlukan.
Terima pemberitahuan di desktop Anda
Jika Anda biasanya bekerja di depan komputer dan tidak ingin mengawasi baki Gmail , Anda harus mengaktifkan pemberitahuan desktop. Dengan cara ini, Anda akan segera melihat email yang Anda terima dan dapat membukanya jika Anda menganggapnya penting.
Untuk mengaktifkan opsi ini, pergi ke bagian Pengaturan dan pergi ke bagian Pemberitahuan Desktop . Pilih Aktifkan pemberitahuan email baru, Aktifkan pemberitahuan email penting, atau Nonaktifkan pemberitahuan email. Simpan perubahannya.
Lakukan pencarian yang lebih cerdas
Menemukan file yang Anda butuhkan dengan cepat sangat penting untuk melanjutkan kehidupan Anda setiap hari. Anda tidak dapat membuang waktu untuk menelusuri halaman-halaman email Anda . Anda memiliki opsi berbeda untuk mempersempit pencarian Anda:
- from: dan nama depan dan belakang (jika Anda mau), untuk menemukan semua pesan yang dikirim seseorang kepada Anda
- subjek: untuk menemukan subjek tertentu
- has: attachment untuk menemukan pesan dengan lampiran. Jika mau, Anda dapat menggabungkan opsi ini dengan from: dan nama orang tersebut, untuk menemukan lampiran seseorang
- - (tanda hubung) untuk mengecualikan istilah tertentu, jika Anda ingin menghilangkan pesan tertentu yang Anda tukar dengan seseorang atau tentang topik tertentu
- ATAU: jika Anda tidak tahu cara menelusuri, misalnya, dari: ana ATAU dari: jesús
- "" (Kutipan): jika Anda ingin mencari kata yang sangat spesifik
- () (tanda kurung) : jika Anda ingin menggabungkan dua konsep yang tidak dapat dipisahkan
- di: dan nama folder yang ingin Anda temukan
Dengan tips ini Anda akan mengatur kotak masuk Anda dengan cukup baik. Jadi yang harus Anda lakukan adalah mempraktikkannya dan membiasakan diri dengan cara kerjanya. Jika Anda mengikuti tip ini, kotak masuk Gmail Anda akan membuat iri lingkungan Anda.