Beberapa bulan lalu, pemerintah menyetujui undang-undang baru yang mewajibkan perusahaan memantau jam kerja pekerja. Jika Anda telah mewaspadai perkembangan terbaru ini, Anda akan tahu bahwa organisasi memiliki waktu hingga 12 Mei (jangka waktu total dua bulan) untuk menerapkan sistem kontrol jam kerja di perusahaan mereka.
Sistem kendali waktu yang baru tidak datang dalam semalam. Tidak ada yang lebih jauh dari kenyataan. Pada Maret 2017, putusan Mahkamah Agung membebaskan perusahaan dari mencatat jam kerja biasa, hanya memantau lembur.
Namun pada akhir Januari tahun yang sama ini, Mahkamah Agung Uni Eropa (CJEU) mengoreksi Mahkamah Agung, untuk memaksa perusahaan menerapkan sistem yang berfungsi untuk menghitung jam kerja . Oleh karena itu, Pemerintah Pedro Sánchez menyetujui undang-undang dekrit yang mulai minggu ini mewajibkan perusahaan untuk mencatat hari dan pekerja yang harus menandatangani.
Keuntungan penandatanganan kembali dengan hukum kontrol waktu
Beberapa perusahaan telah menerima undang-undang tersebut dengan enggan. Tidak mengherankan, undang-undang baru mengharuskan penerapan sistem, manual atau otomatis, dengan pencatatan jam kerja. Organisasi, sebagai tambahan, akan berkewajiban untuk melacak hari-hari para pekerja mereka dan harus menyimpan catatan-catatan ini paling sedikit selama empat tahun , sehingga tersedia untuk perusahaan dan para pekerja atau inspeksi apapun terhadap perusahaan. pekerjaan yang bisa diberikan.
Namun perlu diingat bahwa undang-undang ini memiliki makna dan aspirasi sehingga memberikan keuntungan bagi semua pihak . Perusahaan, misalnya, akan memiliki kesempatan untuk mengetahui jam kerja semua pekerja: mereka akan tahu berapa jam mereka bekerja, apakah mereka melebihi waktu yang ditetapkan dalam kontrak mereka, apakah mereka datang lebih awal, apakah mereka datang terlambat atau jika mereka pergi lebih awal. Informasi ini sangat penting dalam membuat kebijakan yang terkait dengan branding perusahaan, produktivitas, dan retensi bakat.
Dan apa keuntungan yang dimiliki undang-undang kontrol waktu yang baru di pihak pekerja? Meski tampak luar biasa, lebih dari separuh pekerja Spanyol mengaku bekerja lebih dari 40 jam seminggu . Karyawan yang dipekerjakan paruh waktu juga mengatakan bahwa mereka tidak memiliki hari yang sesuai dengan kontrak mereka sebenarnya. Dan kami tidak mengatakannya. Ini adalah data dari Survei Angkatan Kerja (EPA) untuk kuartal keempat 2018, di mana lebih dari itu, 48% dari orang-orang yang bekerja lembur, menegaskan bahwa mereka tidak dibayar.
Template gratis untuk menjaga kendali waktu di perusahaan
Meskipun ada alat yang dirancang khusus untuk tujuan ini, mungkin saja jika perusahaan Anda kecil, Anda akan memiliki lebih dari cukup untuk mencatat jam kerja karyawan Anda melalui dokumen . Anda dapat melakukannya melalui Excel sederhana, sehingga, meskipun Anda harus melakukannya secara manual, Anda dapat mengontrol jam kerja dengan sempurna, baik biasa maupun lembur.
Dalam kasus ini, tentu saja, Anda harus mempertimbangkan secara khusus beberapa masalah :
- Bahwa Anda harus menyimpan catatan secara manual (dengan semua pekerjaan yang diperlukan semua ini)
- Bahwa Anda harus menyimpan informasi ini setidaknya selama empat tahun (jika terjadi pemeriksaan)
Kami telah menemukan beberapa template yang mungkin berguna bagi Anda dan dapat Anda jalankan dengan mudah melalui Microsoft Excel atau Google Docs. Template pertama yang kami usulkan adalah Factorial RH. Di halaman ini Anda akan menemukan instruksi untuk membuat Excel Anda sendiri untuk pengatur waktu , yang memiliki substansi. Meskipun jika spreadsheet bukan keahlian Anda, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mengunduh langsung template yang sudah jadi, meskipun dalam hal ini dalam format PDF.
Tetapi di mana kami telah menemukan templat terbaik di Excel untuk menjalankan kontrol waktu ada di halaman Excel Gratis. Di sini Anda memiliki opsi yang berbeda, semuanya sangat berguna dan operasional: yang pertama adalah spreadsheet dua halaman dari mana Anda dapat melacak sejumlah besar karyawan (jika Anda membutuhkannya). Dokumen tidak dilindungi kata sandi. Yang kedua adalah template tiga lembar, di mana kita bisa memasukkan tanggal, waktu masuk dan keluar, dan referensi untuk mencari. Dokumen ini dilindungi kata sandi.
Jika Anda membutuhkannya, kami juga merasa menarik untuk merekomendasikan templat lain ini, yang sama dengan yang lain, tetapi menyertakan jeda , jika dalam kasus perusahaan perlu menambahkannya. Dan terakhir, kami juga ingin mengusulkan unduhan templat baru untuk melacak waktu yang menyertakan kolom dan sel lain, berguna untuk memasukkan data tambahan.
Jika template yang kami sediakan ini tidak meyakinkan Anda, mari kita lihat GestuEmpresa , yang juga bisa sangat berguna. Yang pertama adalah untuk kontrak paruh waktu, dengan ringkasan catatan bulanan. Ini berisi dua lembar, satu dengan jadwal kerja berkelanjutan dan yang lainnya untuk hari split. Mari kita lihat templat kedua, yang dalam hal ini berguna untuk kontrak penuh waktu. Dalam dokumen Excel itu sendiri, dua lembar dibedakan menurut jenis jadwal, kontinu dan kecocokannya.
Software pembayaran untuk kontrol waktu
Jika Anda memiliki perusahaan besar atau Anda lebih suka melupakan tentang melakukan kontrol manual terhadap karyawan Anda, Anda memiliki pilihan lain: menyewa perangkat lunak yang menawarkan layanan ini secara otomatis . Sebagian besar layanan secara langsung menawarkan layanan penandatanganan dan menginstal layanan identifikasi biometrik, melalui kartu atau teknologi lainnya.
Woffu adalah alat yang sangat menarik, karena selain menawarkan manajemen liburan (sesuatu yang sangat berguna bagi tim SDM dan karyawan), ini membantu kami melacak kontrol waktu karyawan , dengan sempurna mematuhi undang-undang yang telah disetujui. pemerintah. Faktanya, semua informasi akan disimpan di cloud, dapat dilihat secara real time dan, tentunya, akan disimpan selama (setidaknya) empat tahun yang diwajibkan oleh hukum.
Dan meskipun ini adalah alat yang sangat lengkap untuk mengelola masalah kontrol waktu , ada layanan lain, juga berbayar, yang dapat Anda pilih untuk menghilangkan tugas rumit dalam mencatat secara manual jam kerja karyawan Anda. Anda memiliki solusi seperti Exact, Labor Control, Workmeter atau AmsySystem.