Pengolah kata Word adalah salah satu yang paling banyak digunakan, baik untuk komputer PC atau Mac. Tidak selalu disarankan untuk membiarkan dokumen terbuka, sehingga siapa pun dapat membaca dan memodifikasi teksnya. Untuk menghindarinya, pengguna bisa melindunginya dengan password . Ini adalah prosedur yang sangat sederhana dan cepat untuk diselesaikan, yang dapat dilakukan pada saat membuat dokumen atau nanti. Kemungkinan lain adalah menggunakan kata sandi untuk mencegah pengguna lain mengubah format dokumen ; dengan cara ini ia dapat melewati beberapa tangan tanpa mengubah penampilannya.
Sebelum kita mulai, beberapa peringatan umum. Sangat penting untuk mengingat kata sandi , karena jika dilupakan, tidak mungkin untuk memulihkannya. Sistem menggunakan kata sandi yang terdiri dari delapan karakter atau lebih; sebenarnya, disarankan untuk menggunakan frasa yang terdiri dari empat belas karakter atau lebih. Ide yang baik juga untuk menggabungkan angka, simbol, dan huruf besar dan kecil dalam kata sandi yang sama. Berikut cara melindungi kata sandi dokumen di Microsoft Word 2007 .
Untuk mengatur kata sandi untuk dokumen dengan Word 2007 , hal pertama adalah membukanya. Kedua, Anda harus mengklik tombol melingkar Microsoft Office , yang terletak di sudut kiri atas, dan klik Save As . Di jendela pop-up, pilih Alat , lalu Opsi Umum . Ada dua pilihan: Buka kata sandi (untuk membuka dokumen) dan Tulis kata sandi(untuk menyimpan perubahan pada dokumen). Kata sandi terbuka adalah yang paling aman, karena menggunakan enkripsi tingkat lanjut. Di sisi lain, kata sandi tulis dirancang agar Anda dapat berkolaborasi dengan peninjau konten dalam persiapan dokumen; hanya mereka yang memiliki izin yang dapat menyimpan modifikasi. Pengguna dapat menetapkan kedua kata sandi ke dokumen yang sama; idealnya adalah mereka berbeda. Anda dapat mencentang kotak Recommended read-only untuk mencegah peninjau konten mengubah file secara tidak sengaja. Kemudian Anda harus mengklik OK . Setelah itu, Anda harus mengetik ulang kata sandi untuk mengonfirmasi dan klik OK . Kemudian klik Save. Untuk menyimpulkan, sistem menanyakan apakah pengguna ingin mengganti dokumen yang ada, dan perlu untuk mengklik Ya .
Di sisi lain, dimungkinkan untuk membatasi perubahan format . Untuk melakukan ini, Anda harus memilih tab Tinjau dan di dalam grup Lindungi dokumen (di sebelah kanan atas) Anda memilih opsi Batasi format dan pengeditan . Di bagian Batasan format pada panel tugas, pilih Proteksi dokumen , dan centang kotak Batasi pemformatan ke pilihan gaya. Kemudian klik Pengaturan untuk menentukan gaya yang dapat diubah atau diterapkan oleh pengguna lain. Di dalam Styles , perlu untuk memastikan bahwa kotak centangBatasi format ke pilihan gaya . Selanjutnya, Anda harus mengaktifkan kotak centang di sebelah masing-masing gaya yang ingin Anda izinkan dalam dokumen. Dalam Format , Anda juga harus mengaktifkan kotak centang yang ada di samping jenis format yang diinginkan. Lalu, klik OK .
Ini mungkin terjadi bahwa pesan muncul memperingatkan bahwa dokumen mungkin berisi jenis atau gaya pemformatan yang tidak didukung. Dalam hal ini, ada dua kemungkinan. Yang pertama adalah mengklik Ya untuk menghapus gaya dan format yang tidak didukung. Cara lainnya adalah mengklik Tidak untuk menyimpannya; Artinya, pengguna lain tidak akan dapat menggunakannya saat mereka mengedit dokumen.
Langkah selanjutnya adalah masuk ke bagian Mulai menerapkan , dan klik Ya, terapkan opsi perlindungan . Untuk menetapkan kata sandi yang mencegah penghapusan proteksi, Anda harus mengetiknya di kotak Masukkan kata sandi baru dan kemudian konfirmasikan.